So findest Du die perfekte Location für Dein Event!

By Elisa Karlinger Content & Storytelling 29. März 2023

Die Wahl der richtigen Örtlichkeit ist mitentscheidend für den Erfolg Deines Events.

Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, wie zum Beispiel die Veranstaltungsgröße, die Lage, die Ausstattung und natürlich auch das Budget.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Dir, wie Du die perfekte Location für Dein Event findest.

Definiere Dein Event

Bevor Du auf die Suche nach einer Location gehst, solltest Du Dir über die Art des Events im Klaren sein. Handelt es sich um eine Konferenz, eine Hochzeit, ein Konzert oder ein Meeting?
Die Art des Events wird bestimmen, welche Art von Örtlichkeit Du benötigst. Wenn Du beispielsweise eine Konferenz veranstalten möchtest, benötigst Du einen großen Raum mit ausreichend Platz für alle Teilnehmer*innen.
Wenn du eine Hochzeit planst, solltest du einen Veranstaltungsort wählen, der eine romantische Atmosphäre bietet.
Für Events, bei denen die Teilnehmer*innen in Gruppen beispielsweise Workshops erarbeiten, müssen ausreichend viele Räumlichkeiten vorhanden sein.

Bestimme die Größe der Location

Nachdem Du die Art des Events definiert hast, musst Du herausfinden, wie viele Personen anwesend sein werden. Die Größe der Location sollte proportional zur Anzahl der Gäste sein. Eine zu kleine Örtlichkeit wird unangenehm sein, während eine zu große das Event verlassen wirken lassen kann.

Wenn du beispielsweise Produktpräsentationen machst, muss genug Platz für Produkte, Bewegungsraum für Besucher*innen und Platz für Gespräche sein – sollen die Unterhaltungen in ruhigerem Rahmen stattfinden können, dann muss auch hierfür entsprechend Platz geboten werden.

Finde die perfekte Lage

Die Lage ist ein entscheidender Faktor bei der Wahl der Location. Erreichbarkeit ist das A und O. Wenn Deine Gäste von außerhalb kommen, solltest Du auch die Nähe zum Flughafen und zu Hotels berücksichtigen. Eine Lage in der Nähe von Sehenswürdigkeiten, Restaurants und Bars ist ebenfalls von Vorteil – vor allem bei mehrtätigen Veranstaltungen.

Reisen die meisten Besucher*innen des Events mit dem Auto an, plane eine Location die entweder direkt über ausreichend Parkplätze verfügt oder in deren direkter Umgebung zB. Parkgaragen liegen.

Überprüfe die Ausstattung

Die Ausstattung des Veranstaltungsortes ist ein weiterer wichtiger Faktor. Überprüfe, ob ausreichend Sitzplätze, Tische, Audio- und Videotechnik vorhanden sind. Eine gute Beleuchtung und eine Klimaanlage sind ebenfalls wichtig, um ein angenehmes Ambiente zu schaffen. Vergiss nicht zu überprüfen, ob die Location barrierefrei ist und über genügend Sanitäranlagen verfügt.

Tageslicht oder die Option, Teile der Veranstaltung im freien abzuhalten, sind eine gerngesehene Abwechslung, die viel Lebendigkeit in ein Event bringen können.

Berücksichtige das Budget

Das Budget ist ein entscheidender Faktor bei der Wahl der Location. Überprüfe, ob die Kosten der Örtlichkeit in Dein Budget passen. Wenn du eine günstigere Option wählst, achte darauf, dass sie trotzdem über ausreichende Ausstattung verfügt und die Lage passend ist.

Am besten gibst Du bei der ersten Anfrage direkt einen Budgetrahmen vor – das hilft Dir und Deiner Ansprechperson vor Ort und vermeidet unangenehme Überraschungen. Erscheinen Dir einzelne Posten des Angebotes als zu teuer oder wurden Optionen mit eingerechnet, die nicht benötigt werden, frag direkt nach.

Fazit

Die Wahl der perfekten Örtlichkeit für Dein Event erfordert Zeit und Sorgfalt. Indem Du die Art des Events definierst, die passende Größe des Veranstaltungsortes bestimmst, die perfekte Lage findest, die Ausstattung überprüfst und das Budget berücksichtigst, kannst Du sicherstellen, dass Dein Event ein Erfolg wird. Und vergiss nicht, Dich rechtzeitig um die Buchung zu kümmern, um sicherzustellen, dass die Location an Deinem gewünschten Datum verfügbar ist.

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